Agenda: Evenementen, Webinars en Q&A

uur: 5-10 minuten | Moeilijkheid: Makkelijk 

Onderdeel van: Stappenplan: afspraken inboeken met de agenda

Doel: In dit artikel leggen we je uit hoe je evenementen kan gebruiken

Pakket: Groei platform of Expert platform

De evenementen gebruik je om groepsafspraken in te stellen. Bijvoorbeeld een webinar of een Q&A sessie.

Waar wil je heen?

• Evenementen toevoegen/instellen
• Iemand toevoegen aan een evenement

Evenementen toevoegen/instellen

1

Open Dashboard -> Agenda -> Evenementen

2

Klik vervolgens Nieuw evenement om het scherm te openen waarmee je een evenement kan aanmaken. 

3

Op het eerste tabblad, waar je nu al bent, kan je de volgende dingen invullen;

Naam: Vul hier een duidelijke naam in van het evenement, zodat het duidelijk is waar het over gaat.

Data: Geef de data/datum op wanneer het evenement is. Als het op een dag is, dan klik je twee keer die dag aan.
Tijdstip: Vul de begin en eindtijd toe.
Voeg datum toe: Hiermee kan je een tweede of derde dag toevoegen, dit is handig wanneer je een evenement hebt dat bestaat uit meerdere dagen. Dus niet wanneer je hetzelfde evenement meerdere keren herhaalt, dat stel je in bij de volgende stap.

Dit is een terugkeregend evenement: Vink dit aan als je ditzelfde evenement meerdere keren herhaalt en mensen niet bij alle evenementen hoeven te zijn. Wanneer je een evenement hebt dat meerdere dagen duurt, dan vul je dat in bij de stap: voeg datum toe
Boekingsperiode opent meteen: (standaard staat dit aan) dit betekent dat mensen zich gelijk kunnen inschrijven. Je kan dit uitvinken en dan kan je aangeven vanaf wanneer mensen zich mogen inschrijven.
Boekingsperiode sluit als het evenement start: (standaard staat dit aan) dit betekent dat mensen zich kunnen inschrijven, totdat het evenement begint. Vink dit uit en dan kan je zelf bepalen vanaf wanneer mensen zich niet meer kunnen inschrijven.

Selecteer adres: Kies een van de adressen van de locaties. Heb je nog niets gekoppeld, doe dat dan hier.
Aangepast adres: Vul hier handmatig een ander adres in. Wanneer het online is kan je bijvoorbeeld schrijven: Online via....

Organisator: Koppel hier de medewerker die het evenement organiseert
Medewerkers: Koppel hier eventuele medewerkers, zodat zij bij het evenement kunnen. Als je geen medewerker invult, dan kan die medewerker niet zien dat het evenement bestaat.
Tags: Deze tags kunnen worden gebruikt om de agenda weer te geven op de website.

Beschrijving: (Tekst of HTML) De tekst versie kan je gebruiken om jouw omschrijving zonder opmaak/afbeeldingen te schrijven. De HTML versie gebruik je als je in jouw omschrijving afbeeldingen of opmaak wil gebruiken. 

Let op:

De ruimte voor de omschrijving is beperkt. Wanneer je het opslaat, dit niet lukt en er geen foutmelding komt, dan is de omschrijving te lang. Kort de omschrijving in en sla hem opnieuw op. Totdat het wel lukt.

4

Nu gaan we naar het volgende tabblad: Prijzen

Hier kunnen we de volgende dingen instellen;

Prijs: Vul de prijs voor het evenement in
Maximaal beschikbare plekken: Hoeveel mensen mogen er maximaal komen of meedoen?

Aanbetaling: Sta toe dat mensen een aanbetaling moeten doen bij het inschrijven. Aanbetalingen zijn vooral gebruikelijk wanneer mensen naar jou toekomen en daar gemakkelijk het restant kunnen betalen.
Soort aanbetaling: Kies uit een aanbetaling in euro's of in percentages
Bedrag in aanbetaling in € of %: Vul hier in hoeveel mensen dienen aan te betalen.
Sta klanten toe om het totaalbedrag te betalen: Wanneer je dit aanzet, dan krijgen de klanten de opties om het gehele bedrag te betalen in plaats van alleen een aanbetaling te doen.

Aangepaste prijzen; hiermee kan je voor bepaalde groepen of data aparte prijzen voeren. Aangepaste prijzen zullen de instellingen voor maximale toegestane plekken overschrijven.

Naam: Voer een naam in voor de groep
Prijs: Vul de prijs in die de mensen dienen te betalen
Plekken: geef aan hoeveel plekken er beschikbaar zijn voor deze prijs
Voeg prijs categorie toe: hiermee voeg je een extra groep/categrorie toe, zodat je daarvoor een andere prijs kan invoeren

Prijs gesorteerd op begin- en einddatum; hiermee kan je aparte prijzen hanteren gebaseerd op wanneer iemand zich inschrijft. Bijvoorbeeld dat mensen die zich snel inschrijven korting krijgen.
Voeg datumbereik toe: geef aan op welke data/tijden de prijzen gelden

Hieronder een voorbeeld van een ingevuld schema;

5

We gaan naar het volgende tabblad: Aanpassen
Evenement afbeeldingen: Voeg hier een afbeelding in die op de website getoond wordt.

Evenement kleuren: Kies een kleur voor in de overzicht van de medewerkers, zodat bepaalde evenementen beter uit elkaar te halen zijn.
Toon evenement op de website: Deze optie wil je waarschijnlijk wel aanlaten staan ;) Anders kunnen mensen het evenement niet zien. Als je wil dat mensen zich nog niet kunnen inschrijven dan kan je dat doen op het tabblad Details en dan bij het onderdeel  Boekingsperiode opent meteen.

5

   We gaan naar het laatste tabblad: Instellingen

Algemeen :

Minimale tijd die nodig is voor het annuleren: Wil je dat mensen kunnen annuleren. Zorg wel dat het van te voren is dat het duidelijk is, of dit kan of niet en onder welke voorwaarden.
URL-omleiding na boeking: naar deze link wordt de klant gestuurd, wanneer de inschrijving gelukt is.

Betalingen:
Selecteer een product: het product dat je hier selecteerd wordt gekocht door de klant. Standaard staat hier Afspraak ingevuld, zodat er een afspraak in jouw agenda gemaakt kan worden. Je zou eventueel ook iets anders kunnen kiezen, maar dat is erg afhankelijk van wat voor soort evenement je hebt. Denk aan een product met daarin bepaalde informatie die nodig is tijdens het evenement.

Integraties:
Lesson Space: Dit systeem wordt in Nederland weinig gebruikt.
Zoom: Als je deze optie aanzet, dan kan Zoom automatisch een link(evenement) aanmaken en deze link naar de deelnemers sturen. Controleer wel even bij de notificaties of jij deze link ook opgenomen hebt in jouw e-mail

6

Klik wederom op  Opslaan als je klaar bent. En dan ben je klaar.

---

Ga naar Agenda --> evenementen zoek het evenement op waarvoor je iemand wil toevoegen en klik op deelnemers

Klik op de grote knop met voeg deelnemer toe

Geef dan aan hoeveel tickets de klant krijgt voor het evenement. De klant hoeft hier niets voor te betalen, je geeft dus echt gratis tickets.

Klik daarna op opslaan en klaar ben je.